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Despachos de Abogados necesitan más Gestión documental

Gestión documental para Abogados

Los documentos son una constante en la vida profesional del Abogado. Se puede afirmar que, de uno u otro modo, todos los abogados en ejercicio hacen gestión documental: buscan, crean,  utilizan, relacionan entre sí, firman, archivan y custodian documentos de manera intensiva.

La creciente complejidad jurídica, el imparable aumento normativo y a la proliferación de competidores que se viene sucediendo, hace de la Abogacía un sector cada día más difícil y complicado; y a todo ello se suma el apremio de una demanda de resultados que permitan la sostenibilidad financiera, y en definitiva, aseguren la viabilidad del despacho como negocio. Exigencias que evidencian la necesidad de dotar a los bufetes de una cultura de gestión empresarial que comprenda la gestión de todos los procesos y elementos que integran su modelo de negocio.

Un estudio realizado por Konica Minolta muestra los retos y desavenencias de los profesionales legales frente a su Gestión Documental. El estudio (extracto publicado en The Printer Expertes, México) nos deja interesantes cifras:

  • El 65% de los profesionales entrevistados piensan que su trabajo podría automatizarse más.
  • El 29% de los estos profesionales desearía poder comparar mejor las versiones de sus documentos.
  • Al 86% les gustaría poder ver versiones previas de documentos, saber quién y cuándo se han realizado cambios en un documento.
  • El 65% piensa que necesitan un acceso centralizado a los documentos en donde puedan compartir y colaborar sobre sus documentos. 

Son muchos los sectores que requierenuna correcta gestión de documentos para su funcionamiento. La abogacía está entre ellos, y con mayor motivo pues para los abogados no sólo supone eficacia en la atención del cliente y prevenir riesgos, sino que es parte importante del cumplimiento legal y ético que exige su profesión.

El sector legal es, por tanto, uno de los que más se pueden beneficiar de un Sistema de Gestión Documental asociado a una Gestión Integral del Despacho, como puede ser el Sistema IDINET

Los documentos son una constante en la vida profesional del abogado. Se puede afirmar que, de uno u otro modo, todos los abogados en ejercicio hacen gestión documental: buscan, crean, utilizan, relacionan entre sí, firman, archivan y custodian documentos de manera intensiva.

En este contexto cobra aún más importancia el contar con un buen sistema de gestión documental que comprenda tanto la solución técnica (el programa y/o la plataforma informática) en que se apoya como las políticas y los procedimientos establecidos por el despacho para su correcto funcionamiento.

Entre sus beneficios más destacados están los siguientes:

  • La gestión documental da una respuesta ordenada al uso masivo de las nuevas tecnologías de accesibilidad y movilidad.
  • Aporta eficacia y eficiencia en el servicio al cliente.
  • Facilita el cumplimiento legal, ético y deontológico, en todo lo relacionado con la documentación.
  • Ayuda a reducir el riesgo profesional de los abogados, y a manejar bien documentación con contenido muy sensible.

Mejor servicio al cliente

Aun cuando esta es sin duda una actividad de apoyo al negocio, ha de realizarse necesariamente bajo los mismos estándares de calidad que el servicio jurídico al que da soporte.

Ciertamente la gestión de documentos no es solo un conjunto de procesos internos; por el contrario, impacta directamente en la manera en que prestamos nuestros servicios al cliente.

Entre otras, aporta las siguientes ventajas:

  • Menor o nulo extravío de documentos relevantes.
  • Control no sólo de los documentos, sino de las distintas versiones de un documento; posibilidad de archivar sólo la versión o las versiones realmente necesarias.
  • Facilidad para identificar los documentos valiosos, ya lo sean por su complejidad técnica o por su valor de reutilización como experiencia previa (apoyo importante para la gestión del conocimiento).
  • Ahorro de tiempo: eficiencia organizativa y mayor productividad.

Con la gestión de documentos el abogado administra eficazmente sus recursos de información y tiene el control de los procesos en los que intervienen documentos; ahorra tiempo y costos en la realización de su trabajo y sus clientes se benefician indirectamente de todo ello.

Además los errores en este campo (pérdida de documentos, demora en la respuesta debida a extravíos, sensación de desorden, retrasos, confusiones, envío de versiones erróneas de documentos) pueden afectar muy directamente al cliente, marcar negativamente la relación y, en casos extremos, pueden hacer salir al cliente de la cartera del despacho.

La gestión de documentos contribuye a la percepción que el cliente tiene del trabajo; ayuda a hacer las cosas bien, a la primera y sin dilaciones; con calidad.

Abre la puerta, además, a nuevas formas de prestación del servicio, como la creación de espacios online compartidos con el cliente fiel, quien puede seguir por esta vía sus asuntos o acceder de modo ágil, controlado y seguro a la documentación sobre la que se trabaja, o revisar borradores y escritos.

El abogado que se expone a esta “transparencia” ha de hacer, sin duda, una gestión impecable.

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Valentín Tijeras

Director Corporativo de I+D+i y de Operaciones del GRUPO COSENTINO

Después de valorar diferentes Sistemas Integrales de Gestión, optamos por IDINET® del Grupo FUTUVER, por su experiencia en la Gestión de Proyectos e I+D+i, Modernización Integral de las Organizaciones, y por su comprensión hacia nuestras necesidades específicas

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Francisco de Luna

Coordinador adjunto de la Plataforma Nacional de Biobancos

Idinet nos permite esta gestión global del trabajo, optimizando el desarrollo de los diferentes programas de la Plataforma, la seguridad y la gestión de la información, base del conocimiento, su confidencialidad y el acceso a datos globales que nos facilita adoptar decisiones estratégicas acertadas, sobre la base de una visión integral

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