Cambios de alcance, económicos, de planificación, de requerimientos de recursos, … Cambios debidos a factores internos de la organización, externos relacionados con el cliente o incluso factores que, a priori, no tengan relación con el proyecto pero este finalmente se vea afectado (políticos, macroeconómicos, …). En definitiva, Cambios, Cambios y más Cambios.

Veamos la ejecución de un proyecto como un viaje donde nuestro principal objetivo es llegar a destino en tiempo y forma. Podemos intentar planificarlo hasta el mínimo detalle, buscando la ruta más óptima, revisando el estado de nuestro automóvil,… pero, ¿esto nos garantiza que no tendremos ningún tipo de contratiempo? Lamentablemente no. Las medidas que tomemos pueden permitir reducir o minimizar el RIESGO de sufrir contratiempos pero, en ningún caso, garantizar que no existan.

¿Cuál es entonces la solución? ¿No viajar? ¿No ejecutar proyectos? Lógicamente no.

¿Cómo podemos entonces disfrutar de un viaje lo más tranquilo posible? La respuesta es clara, gestionando los riesgos.

La Gestión de Riesgos (traducción del inglés Risk management) es un enfoque estructurado para manejar la incertidumbre relativa a una amenaza, a través de una secuencia de actividades humanas que incluyen evaluación de riesgo, estrategias de desarrollo para manejarlo y mitigación del riesgo utilizando recursos gerenciales. http://bit.ly/1PZO0XO

En definitiva, la Gestión de Riesgos y su implantación dentro del ciclo de vida de nuestros proyectos, proporciona a cada uno de ellos un importante apoyo que permite mejorar la estabilidad y fortaleza de los mismos.

‘Analizar y valorar el impacto y probabilidad de que un imprevisto ocurra dentro del ámbito de un proyecto, que consecuencias tendría y qué medidas se pueden tomar tanto preventivas como correctivas son buenas prácticas ligadas e irrenunciables dentro de la gestión de proyectos’.

Pero, ¿cuándo debe ponerse en práctica la Gestión de Riesgos en un proyecto?. Con demasiada frecuencia, el empleo de metodologías de gestión de riesgos es incorrecto o sesgado. Ejemplos típicos son la realización del ejercicio del análisis y definición de riesgos sin profundizar correctamente en las medidas a tomar para que no se produzcan o se minimice su impacto. Más frecuente aún, la definición de riesgos en el momento de la puesta en marcha del proyecto sin ninguna revisión posterior.

Centrándonos en este último caso y en la pregunta anterior ¿cuándo debemos poner en práctica la Gestión de Riesgos en un proyecto?, llegaremos a la siguiente respuesta… “Depende”. Cada proyecto tiene unas características y unos ritmos concretos.

No obstante, debemos tener claro que la opción de analizar los riesgos solo en el inicio del proyecto nunca es una solución. Como comentamos, un proyecto sufre cambios, no solo a lo largo de su desarrollo sino incluso en su definición por lo que, al menos en esos momentos se hará necesaria la revisión de los riesgos del mismo. Si las circunstancias cambian, probablemente los riesgos también lo hagan. También es una práctica muy recomendable e incluso podríamos indicar que obligatoria, la realización de revisiones periódicas de la ejecución de los proyectos (sin que exista la necesidad de que se haya desencadenado cualquier contratiempo). Estos momentos también son idóneos para la revisión de que variables pueden “amenazar” nuestro trabajo.

Normas y modelos de gestión como puede ser la ISO9001, EFQM o la UNE166002 hacen especial hincapié en el establecimiento de una correcta y completa sistemática de gestión de riesgos para la ejecución de los proyectos. Especialmente, la primera de ellas, en su nueva revisión recién publicada, incorpora entre sus novedades, un gran protagonismo a la gestión de riesgos.

‘Disponer de un sistema de gestión de proyectos que refuerce y facilite la implantación y seguimiento de una correcta sistemática de gestión de riesgos es clave.’

Adicionalmente, que este sistema de gestión esté apoyado sobre una plataforma software que permita guiar a los gestores y automatizar determinados aspectos en el tratamiento de los riesgos puede aportar un alto valor añadido y un elevado grado de eficiencia en la gestión.  La posibilidad de disponer de una herramienta que sistematice el registro y valoración de riesgos, que los vincule a la planificación del proyecto, que informe al gestor cuando sea necesaria su revisión, etc. supone un gran paso adelante para un establecimiento sólido de una correcta gestión de riesgos.

IDINET®, como plataforma especializada en la gestión de proyecto y la actividad interna de las organizaciones, no podía dar la espalda a todo esto y, dentro de su evolución de acuerdo a las necesidades de mercado, ha incorporado a sus múltiples funcionalidades un completo y potente módulo de gestión de riesgos que sirve de guía en la definición y seguimiento de los riesgos asociados a cada uno de los proyectos de la organización.