Los departamentos de I+D, los centros tecnológicos y en general, cualquier organización que reciba y gestione fondos públicos para la innovación, tiene que enfrentarse en algún momento a la ardua tarea de justificar cómo ha gastado los fondos recibidos.

Cuando nos conceden una ayuda, el documento que recoge los criterios y procedimientos para justificarla, está contenido en las propias bases de la ayuda, o en la convocatoria de la misma. A dicha normativa hay que añadir lo contenido en la Ley General de Subvenciones y en el Reglamento de Desarrollo del Reglamento de Subvenciones, ambos del año 2003. La normativa española en materia de justificación es estricta y prevé penalidades en caso de errores o defectos.

La gestión y justificación de ayudas se complica cuando se trabaja en un departamento con un volumen alto de proyectos financiados, sobre todo en aquellos proyectos en los es necesario justificar personal interno y externo, subcontrataciones, gastos indirectos, gastos de viaje, etc.

En estos casos, es muy aconsejable disponer de un sistema de gestión de ayudas, que incluya al menos las siguientes características:

• Un cuadro general con los hitos de justificación de las ayudas que estamos gestionando. Es importante programar los trabajos de justificación en base a las fechas de vencimiento más próximas. En algunas ayudas hay dos o incluso tres hitos de justificación, por lo que contar con un sistema que nos alerte de los más próximos nos puede ahorrar mucho tiempo y quebraderos de cabeza.
• Una herramienta de control de imputaciones horarias para los costes de personal. Uno de los errores más frecuentes en la justificación de ayudas es la sobre-imputación de costes del personal técnico que trabaja en los proyectos de I+D: consiste en imputar más del 100% del coste de una persona a uno o varios proyectos, y puede implicar la revocación total de todas las ayudas a las que está asignada esa persona.Contar con una herramienta de este tipo nos permite saber si contamos con horas/ coste disponible para pedir nuevas ayudas, e incluso el momento a partir del cual disponemos del personal técnico para asignarlo a la justificación.
  
  
• Una herramienta para la vinculación de gastos a las ayudas. Un buen sistema de gestión de ayudas debe contar con la posibilidad de vincular los datos de contabilidad con la imputación de gastos al proyecto, de esta forma se evita la sobre-imputación de facturas a distintas ayudas, y las penalidades correspondientes.

Se calcula que entre el 10% y el 15% de los costes de una ayuda son costes de gestión y justificación. Contar con un sistema que tenga en cuenta todo lo anterior reduce estos costes de manera drástica, sobre todo en centros o departamentos que gestionen un volumen importante de fondos.